Comment traiter efficacement ses e-mails ?

Vous êtes probablement comme moi : vous recevez plusieurs dizaines de mails par jours (voire plus). La question est comment traité au plus vite tout ce flux de mails…

Je vous donne ma méthode pour les traiter en m’inspirant de la méthode des 4D (en utilisant les mots en anglais, https://hiverhq.com/blog/4d-email-management/ ).

  1. Delete : J’efface (dans mon cas, j’archive plus que j’efface) de ma boîte de réception, une fois lu, tout ce qui ne nécessite aucune action de ma part.
  2. Delegate : Je transfère, avec quelques mots, tout ce qui ne sera pas fait par moi.
  3. Do : je traite tout de suite ce qui peut être fait en moins d’une minute.
  4. Defer : je mets en attente tous les messages qui prennent un certain temps de traitement. Je me réserve un moment pour traiter tous ces messages en évitant d’être déranger

Vous l’aurez compris cette méthode permet de traiter les messages presque au fil de l’eau et nécessite toutefois de se réserver du temps pour traiter les messages qui nécessitent d’y consacrer du temps et de l’attention.

Dans tous les cas, j’archive les messages traités dès que possible car je suis un adepte du zéro message dans la boîte de réception.

Pour archiver rapidement les messages, j’utilise le bouton Archiver depuis l’application Outlook sous Windows tout comme dans l’application Outlook de mon téléphone Android. : https://support.office.com/fr-fr/article/archivage-dans-outl…

Page d'aide sur la fonction d'archivage
Page d’aide sur la fonction d’archivage

Et pour vous, quelles méthodes utilisez-vous pour traiter vos messages ?

Bien à vous.

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